Organizarea unui eveniment în aer liber presupune, în ciuda atmosferei relaxate din jurul lui, o muncă de planificare minuțioasă și câteva particularități, de care e bine să ții cont. Departe de confortul logistic al unui spațiu standard de evenimente, orice detaliu pe care omiți să îl consideri poate genera un lanț întreg al desincronizărilor, care poate da totul peste cap. Pe de altă parte, cu cât spațiul ales e mai puțin standardizat, cu atât mai mult loc rămâne pentru interpretări creative și originalitate.
De la elementele esențiale, precum accesul la eveniment, atât pentru furnizorii implicați, cât și pentru invitați, până la aspectele pur administrative, precum autorizările de care ai nevoie sau grija pentru securitate, totul contează.
Mai jos am desenat pentru tine o structură organizatorică, de bifat și personalizat, în funcție de tipul de eveniment pe care îl plănuiești. Am presupus că ești responsabilul de marketing al unei companii, employer branding officer-ul sau, punctual, project managerul care trebuie să coordoneze echipa unui eveniment corporate. Întrebările esențiale, la care e bine să răspunzi, înainte de orice sunt:
1.Care sunt publicul și obiectivul evenimentului?
În funcție de profilul invitaților tăi și de natura evenimentului (aniversarea companiei, lansarea unui produs, activarea brandului sau un eveniment sub formă de teambuilding) vei putea seta tonul întâlnirii (formal, informal sau un mix bine definit), activitățile integrate, precum și dress code-ul recomandat.
2.Care este infrastrutura existentă, pe care te poți baza?
Verifică dacă accesul la eveniment este facil, dacă le poți pune la dispoziție, invitaților și furnizorilor, spații de parcare și un flow dinamic separat, precum și cât de aproape sunt sursele de apă, de electricitate sau spațiile sanitare. Dacă ele nu există trebuie să le contractezi pe toate: generator electric capabil să susțină întregul consum, reserve de apă, toalete ecologice, spații tehnice pentru furnizorii de scenotehnică, catering sau de alte servicii.
3.Pentru că siguranța este esențială, ce elemente trebuie luate în calcul, mai ales în contextul pandemic actual?
Fii la curent cu toate reglementările în vigoare, pentru că se modifică periodic. În prezent, e bine să știi că, începând cu 1 iulie 2021 se anunță noi măsuri de relaxare, printre care:
- În spațiile deschise vor fi permise activități sportive la capacitate de 50%
- Festivaluri cu un număr mai mare de 2.500 de oameni trebuie să asigure o suprafață de 2 mp, cu mască de protecție. Oamenii trebuie să fie vaccinați
Regula cea mai importantă rămâne aceea de a te informa din surse oficiale, precum Monitorul Oficial.
Nu uita să anunți evenimentul celor de la ISU și să contractezi servicii medicale de urgență, acolo unde mărimea audienței o impune.
4.Cum dimensionezi necesarul logistic al unui eveniment în aer liber și cum îți pregătești planul B, în cazul în care vremea nu ține cu tine?
Întreaga logistică de care ai nevoie este strâns legată de numărul de invitați și de suprafața necesară, pentru buna desfășurare a activităților pe care le pregătești. Agenția de publicitate cu care vei alege să colaborezi va ști să coordoneze necesarul centralizat, din partea tuturor furnizorilor implicați, în cele mai mici detalii. De la cantitatea de food&drinks, până la numărul de beanbags sau amprenta la sol a diverselor zone create. Folosește mobilier outdoor, impermeabil, ușor de transportat, montat și manipulat.
5.Ce produse promoționale integerezi în flow-ul evenimentului și de ce?
Alege giveaways utile, de vară, personalizate creativ, păstrând însă spiritul brandului tău și conceptul creativ al evenimentului. Șepci, brățări de identificare, tricouri, sticle de apă, genți termoizolante, rucsaci textili, ochelari de soare, oricare poate fi potrivit pentru a-ți fideliza audiența.
6.Ce elemente de prospețime poți introduce, rămânând fidel personalității brandului și bugetului de care dispui?
Aici intervine echipa creativă care lucrează la imaginea și identitatea evenimentului. Apelează la profesioniști, care știu că creeze experiențe memorabile, chiar și cu resurse limitate, atât la nivel de design, cât și integrate în elementele fizice sau diversele momente de entertainment ale evenimentului.
7.Chiar și după mai multe evenimente organizate, toate cu aceeași tematică, te-ai asigurat că invitații duc cu ei, acasă, o amintire palpabilă a experienței?
Întoarce-te la punctul 5. Kitul de produse promoționale poate fi acea experiență pe care o cauți. Mai poți lua în calcul și fotografii printate sau chiar tatuaje temporare, care prelungesc atmosfera evenimentului, chiar și după ce el s-a încheiat.
8.Ce materiale personalizate poți pregăti, pentru a asigura o experiență de mobilitate cât mai plăcută, în spațiul ales?
Un astfel de material poate fi o hartă tipărită sau o aplicație mobilă, care să-i ghideze pe invitați în spațiul de eveniment, mai ales atunci când el e de dimeniuni mai mari. La fel de util este programul evenimentului, care îi ajută pe participanți să nu rateze momentele importante pe care le-ai pregătit.
9.Ai luat în calcul aspecte legate de confidențialitatea invitaților, în raport cu materialele fotografice și video pe care le vei produce?
Pentru că toate aspectele legate de GDPR sunt foarte sensibile, e bine să obții consimțământul invitaților în ceea ce privește publicarea și folosirea ulterioară, în scopuri comerciale, a fotografiilor și video-urilor în care sunt surprinși.
10.Și, nu în ultimul rând, cum va fi influențată durata evenimentului, de limitările impuse de vecinătăți?
Asigură-te că ai toate aprobările necesare din partea autorităților, dar și că nivelul de zgomot se încadrează în limitele acceptate, mai ales dacă organizarea evenimentului are loc într-un spațiu rezidențial, cu ore clare de liniște. De asemenea, asigură servicii de saluritate post eveniment și verifică dacă spațiul outdoor nu vine la pachet cu diverse riscuri de poluare a mediului înconjurător.
Dacă toate astea ți se par complicate, lasă totul în grija noastră.
Cere-ne o ofertă personalizată și hai să povestim!
Echipa AMM Design Events
